Codeslot voor hotels: zo werkt sleutelloze check-in

Veel hotels kennen dezelfde uitdagingen. Gasten komen laat aan en de receptie moet bemand zijn om sleutels uit te geven. Sleutelkaarten raken zoek en codes worden niet altijd verwijderd na check-out. Tegelijk moeten personeel, schoonmakers en leveranciers naar binnen, zonder dat iemand overzicht heeft over wie welke sleutel heeft.

Een codeslot lost dat op door de sleutel in de boeking te leggen. De gast krijgt zijn code voor aankomst en loopt direct naar binnen, ook als de receptie gesloten is. Het personeel besteedt zijn tijd aan gasten in plaats van aan sleutels.

De reservering komt binnen in je boekingssysteem en wordt automatisch met WeAccess gesynchroniseerd. WeAccess maakt een unieke code aan die alleen werkt op de kamer van de gast en de gemeenschappelijke deuren die jij hebt gekozen, en alleen tijdens het verblijf. De code wordt via de gateway op de sloten gezet.

De gast ontvangt de code op de dag van aankomst per sms of e-mail, in zijn eigen taal en met jouw eigen aankomstinstructies. Bij check-out verloopt de code vanzelf. Er zijn geen sleutels in te nemen, en elke ontgrendeling wordt gelogd, zodat je kunt zien wie waar is geweest.

Sleutelloze check-in werkt het best als niemand codes met de hand hoeft in te voeren. WeAccess is geïntegreerd met Sirvoy, Beds24, CampingCare en Spectra. Mews en VisBook zijn onderweg. Boekingen van Booking.com, Airbnb, Expedia en Hotels.com komen binnen via je PMS.

Sirvoy is onze meest gebruikte integratie. Daar worden nieuwe en gewijzigde boekingen in realtime naar WeAccess gestuurd, en boekingen met meerdere kamers en gesplitste verblijven worden ondersteund. Met Beds24 worden kamer- en unitnamen automatisch opgehaald en wordt elke fysieke kamer aan zijn slot gekoppeld. Met Spectra wordt de code teruggeschreven op de reservering, zodat het personeel hem kan zien.

Gastplatforms en boekingssystemen kunnen ook worden gekoppeld via de partner-API van WeAccess, bijvoorbeeld DigitalGuest. Gebruik je een ander systeem? Vraag het ons. We bouwen voortdurend nieuwe integraties.

Bij vakantieverhuur is de sleuteloverdracht vaak het grootste gedoe. Sleutels liggen in kluisjes of bij de buren, gasten komen vroeg of laat aan, en tussen elk verblijf moet worden schoongemaakt, vaak op veel adressen.

Met een codeslot wordt de gastcode automatisch aangemaakt en verstuurd vanuit je boekings- of channelmanagersysteem. De code werkt vanaf check-in en verloopt vanzelf bij check-out. Verhuur je via Airbnb, dan komt de boeking binnen via je PMS. Via je telefoon kun je ontgrendelen, de code wijzigen of de log bekijken.

Gasten zijn maar een deel van het verhaal. Schoonmakers, vakmensen en medewerkers kunnen persoonlijke codes of passen krijgen met de deuren en tijdvakken die jij bepaalt. Je deelt geen sleutels of masterkaarten, en elke ontgrendeling wordt automatisch gelogd.

Met zones geef je toegang tot groepen deuren op basis van rol of gebied, bijvoorbeeld Schoonmaak. In plaats van sleutellijsten kies je een zone, en de persoon krijgt toegang tot alle deuren daarin. De toegang kan met één klik weer worden ingetrokken.

De code ligt voor gasten het meest voor de hand, maar het is niet de enige manier om te openen. WeAccess ONE opent met code, RFID-pas, vingerafdruk of app. Handig voor personeel dat liever een pas gebruikt dan een code onthoudt.

Raakt iemand een pas of telefoon kwijt, dan verwijder je de toegang in het dashboard. Er hoeven geen sloten te worden vervangen en geen sleutels te worden bijgemaakt. De wijziging bereikt het slot via de gateway.

De codes staan lokaal in het slot zelf. Valt het internet of de gateway uit, dan komen gasten met een geldige code nog steeds binnen. Nieuwe codes en ontgrendelen op afstand vereisen een verbinding en worden verstuurd zodra die terug is.

De batterij van WeAccess ONE gaat 12-24 maanden mee. Het slot en het dashboard waarschuwen ruim op tijd, en mocht de batterij toch leeg raken, dan gaat de deur open met noodstroom via USB-C of een mechanische sleutel.

In de meeste gevallen kun je je deuren houden. Welk slot je kiest, hangt af van de deur. Alle drie de apparaten worden vanuit hetzelfde dashboard beheerd met dezelfde codes, zones en log, zodat de gast maar één code hoeft te onthouden, van hoofddeur tot kamer.

WeAccess wordt nu gebruikt door hotels in Denemarken en Zweden, van herbergen en B&B's tot hostels en stadshotels. Meer dan 100 klanten hebben samen 8.200+ sloten en codepanelen in gebruik. We adviseren, monteren en richten het systeem samen met je in, zodat de bedrijfsvoering tijdens de installatie gewoon doorloopt.