Privacybeleid

WeAccess ApS is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we zelf verzamelen over klanten, geïnteresseerden en bezoekers:

WeAccess ApS Vestergade 16, st. tv. 7500 Holstebro CVR (KvK-nummer): 45642550 Tel: +45 40 50 13 10 E-mail: info@weaccess.dk

Wanneer een bedrijf, hotel, verhuurder of andere zakelijke klant WeAccess Platform gebruikt om toegang tot zijn deuren te geven, is de klant verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens over zijn medewerkers, gasten, huurders en samenwerkingspartners. WeAccess verwerkt deze alleen namens de klant en volgens de instructies van de klant, zoals vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst.

Dit kan gaan om:

• Naam, telefoonnummer en e-mail van de personen die toegang moeten krijgen
• Boekingsgegevens uit het boekings- of PMS-systeem van de klant, bijvoorbeeld aankomst, vertrek en kamer
• Toegangscodes, pas- en tagnummers en voor welke deuren en tijdvakken ze gelden
• Log van ontgrendelingen: welke deur, wanneer en met welke code, welke pas of welke gebruiker
• Berichten met codes die per sms en e-mail worden verstuurd

Ben je gast, medewerker of huurder bij een van onze klanten en heb je vragen over je gegevens, neem dan contact op met de klant. Wij helpen de klant bij het beantwoorden.

Wanneer je contact met ons opneemt

Schrijf je ons via een formulier op de website, per e-mail of bel je ons, dan bewaren we de gegevens die je ons geeft (meestal naam, telefoonnummer, e-mail, postcode, bedrijf en waar je vraag over gaat), zodat we kunnen reageren en je kunnen helpen. Plan je een demo, dan gebeurt dat in Google Agenda, waar je zelf je naam en e-mail invult.

Wanneer je een slot voor je woning koopt

Om te kunnen leveren, monteren en factureren gebruiken we:

• Naam
• Montageadres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Betalingsgegevens: deze worden verwerkt door onze betaalprovider, en wij zien nooit je volledige kaartgegevens

Wanneer je bedrijf klant is

We registreren gegevens over contactpersonen en gebruikers van WeAccess Platform (naam, e-mail, telefoonnummer en rol) en over overeenkomsten, facturatie en supportvragen.

Wanneer je de WeAccess-app gebruikt

Maak je een account aan in de app, dan bewaren we de gegevens die nodig zijn om je sloten te beheren: account, sloten, toegangsrechten en log van ontgrendelingen. Vingerafdrukken worden op het slot zelf opgeslagen en niet naar WeAccess gestuurd.

Wanneer je de website bezoekt

Onze servers registreren technische gegevens zoals IP-adres en browser, zodat de site kan worden weergegeven en tegen misbruik kan worden beschermd. Voor de rest is je toestemming nodig, die je geeft of weigert in de cookiebanner en altijd kunt wijzigen onder Cookie-instellingen onderaan de pagina:

• Onze eigen bezoekmeting: we tellen welke pagina's worden bekeken, waar het bezoek vandaan kwam (bijvoorbeeld Google, Facebook of een link met campagnecode), welk soort apparaat wordt gebruikt (mobiel, tablet of computer), ongeveer uit welke stad, regio en welk land het bezoek komt (afgeleid van het IP-adres door onze netwerkleverancier Cloudflare, zonder dat wij het adres zelf opslaan), en of een formulier wordt verzonden. Zonder je toestemming slaan we je IP-adres of een id niet op, wordt er niets in je browser opgeslagen en gebruiken we de gegevens niet om te achterhalen wie je bent. Zeg je ja tegen statistiek of marketing, dan slaat je browser bovendien een willekeurige id op, zodat we kunnen zien of je terugkomt. Die id is een pseudoniem dat we alleen gebruiken voor statistiek en, met toestemming voor marketing, om je later relevante advertenties te tonen. De gegevens worden uiterlijk na 26 maanden verwijderd.
• Statistiek: Google Analytics (via Google Tag Manager) laat ons zien hoe de site wordt gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina's worden gelezen en waar bezoekers vandaan komen.
• Marketing: de Meta-pixel en Google Ads meten welke advertenties werken en worden gebruikt om relevante advertenties te tonen op Facebook, Instagram en Google. Gegevens over je bezoek (bijvoorbeeld welke pagina's je bekijkt en of je een formulier verstuurt) worden dan naar Meta en Google gestuurd. Verstuur je een formulier nadat je ja hebt gezegd tegen marketing, dan meldt onze server de aanvraag ook aan Meta, zodat deze wordt meegeteld, zelfs als je browser de pixel blokkeert. Je e-mail, telefoonnummer, naam en postcode worden dan gehasht verstuurd (omgezet in een code die Meta vergelijkt met zijn eigen gebruikers), samen met je IP-adres en browser, zodat Meta de aanvraag kan koppelen aan de advertentie waar je vandaan kwam.
• Zeg je nee, dan worden de tools niet geladen. Je keuze wordt 12 maanden in je browser bewaard.

We verwerken de gegevens voor de volgende doeleinden:

• Leveren wat je hebt gekocht of afgesproken: montage, inrichting, toegang, support en facturatie (overeenkomst, AVG art. 6, lid 1, onder b).
• Vragen beantwoorden en offertes uitbrengen (overeenkomst of voorbereiding van een overeenkomst, art. 6, lid 1, onder b, en ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden, onder f).
• WeAccess Platform en de website exploiteren, beveiligen en verbeteren (gerechtvaardigd belang, art. 6, lid 1, onder f).
• Voldoen aan wettelijke eisen, bijvoorbeeld de bogføringsloven (Deense boekhoudwet) (wettelijke verplichting, art. 6, lid 1, onder c).
• Bezoeken aan de website tellen met onze eigen meting, zonder cookies en zonder IP-adressen op te slaan (gerechtvaardigd belang om te begrijpen hoe de site wordt gebruikt en welke kanalen werken, art. 6, lid 1, onder f). Terugkerende bezoekers herkennen met een willekeurige id gebeurt alleen met je toestemming (art. 6, lid 1, onder a).
• Statistiek over het gebruik van de website met Google Analytics, alleen als je toestemming hebt gegeven (art. 6, lid 1, onder a).
• Onze advertenties meten en richten met de Meta-pixel en Google Ads, alleen als je toestemming hebt gegeven voor marketing (art. 6, lid 1, onder a).
• Aanvragen via formulieren vanaf onze server aan Meta melden (Meta Conversions API), alleen als je toestemming hebt gegeven voor marketing (art. 6, lid 1, onder a).
• Nieuwsbrieven en marketing versturen, alleen als je toestemming hebt gegeven (art. 6, lid 1, onder a). Je kunt je toestemming altijd intrekken.

We verkopen nooit persoonsgegevens. We werken met leveranciers die gegevens namens ons en op basis van verwerkersovereenkomsten verwerken:

• Hosting en beheer van de website, WeAccess Platform en onze servers
• De clouddienst van de sloten, die codes en instellingen naar sloten en gateways stuurt
• Sms- en e-mailproviders, die codes en berichten versturen
• Betaaloplossing (Stripe) en boekhoudsysteem
• Boekings- en PMS-systemen en andere integraties die de klant zelf heeft gekoppeld
• Google Ireland: Google Agenda voor het plannen van een demo, en Google Analytics en Google Ads, alleen als je toestemming hebt gegeven voor statistiek of marketing.
• Meta Platforms Ireland: alleen als je toestemming hebt gegeven voor marketing. Meta en WeAccess zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk voor de verzameling via de pixel, en Meta is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor zijn verdere gebruik van de gegevens. De gezamenlijke verantwoordelijkheid omvat de verzameling en doorgifte van gegevens via zowel de pixel als de Conversions API (ook de gehashte gegevens uit een verzonden formulier), volgens de voorwaarden van Meta voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid. WeAccess zorgt voor informatie en toestemming, en je kunt je rechten uitoefenen tegenover zowel ons als Meta.

Als een leverancier gegevens buiten de EU/EER verwerkt (bijvoorbeeld Meta en Google in de VS), gebeurt dat alleen op basis van een geldige doorgiftegrond, bijvoorbeeld de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-U.S. Data Privacy Framework.

• Aanvragen en offertes: worden verwijderd wanneer er geen zakelijk doel meer is, en uiterlijk 2 jaar na het laatste contact als er geen overeenkomst uit voortkomt.
• Onze eigen bezoekmeting: maximaal 26 maanden.
• Klant- en contractgegevens: zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang dat nodig is vanwege wettelijke eisen.
• Facturen en boekhouding: 5 jaar vanaf het einde van het boekjaar, conform de bogføringsloven (Deense boekhoudwet).
• Gegevens die we verwerken voor zakelijke klanten (codes, gasten, log): volgens de instructies van de klant en de verwerkersovereenkomst. Codes worden automatisch verwijderd wanneer ze verlopen.

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je recht op:

• Inzage: weten welke gegevens we over je hebben.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Wissing: gegevens laten verwijderen wanneer er geen reden meer is om ze te bewaren.
• Beperking: dat we de gegevens een tijdlang alleen mogen bewaren.
• Dataportabiliteit: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen marketing.

Schrijf naar info@weaccess.dk als je je rechten wilt uitoefenen. We antwoorden binnen een maand.

We beschermen de gegevens met technische en organisatorische maatregelen, onder meer een versleutelde verbinding, toegangsbeheer op basis van rol en een log van wie toegang wijzigt. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben er toegang toe.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij Datatilsynet (de Deense toezichthouder voor gegevensbescherming), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby (www.datatilsynet.dk).

We werken dit beleid bij wanneer we de manier wijzigen waarop we gegevens verwerken. De datum bovenaan laat zien wanneer het voor het laatst is gewijzigd.